Πώς θα γίνετε παραγωγικοί στη δουλειά;

Κάθε αρχηγός-συντονιστής έχει βασικό του μέλημα να ενθαρρύνει τα μέλη της ομάδας του να είναι δημιουργικά και παραγωγικά. Όπως περιγράφει και ο Eric Berne στη θεωρία της Συναλλακτικής Ανάλυσης, όλοι κουβαλάμε μέσα μας ένα μικρό παιδί που χρειάζεται ενθάρρυνση. Δεν είμαστε μόνο μυαλό. Είμαστε και συναισθήματα. Και ποιος δεν έχει ανάγκη ν’ ακούει καλά λόγια! Παλαιότερα, προτού εμφανιστεί η θεωρία της Συναισθηματικής Νοημοσύνης, τα συναισθήματα δεν είχαν θέση στο χώρο εργασίας. Σήμερα γνωρίζουμε τον καθοριστικό ρόλο που παίζει η ελεύθερη διακίνηση των συναισθημάτων στις εργασιακές επιτυχίες και στην παραγωγικότητα.

Η ενθάρρυνση είναι το μέσο για την ενίσχυση των επιθυμητών συμπεριφορών που προκύπτει από την απελευθέρωση θετικών συναισθημάτων.

Ο βασικός λόγος που κάνει τους ανθρώπους να ενεργούν θετικά είναι η ευχαρίστηση που μπορούν να αντλήσουν απ’ αυτό. Κανείς δεν θα συνεχίσει να κάνει το σωστό αν δεν μπορεί να συνδεθεί με μια θετική αίσθηση ή ένα θετικό συναίσθημα κάνοντάς το.

Πολλοί συντονιστές και αρχηγοί ομάδων χρησιμοποιούν τον έπαινο ως πηγή θετικής ανατροφοδότησης. Χρειάζεται να διαχωρίσουμε την ενθάρρυνση από τον έπαινο. Ο έπαινος ενέχει τη σύγκριση και πυροδοτεί τον ανταγωνισμό ανάμεσα στα μέλη της ομάδας. Επαινώντας ή βραβεύοντας κάποιον, αμέσως έχουμε αποκλείσει κάποιον άλλον από το να εισπράξει χαρά και αναγνώριση. Επίσης, όταν επαινούμε, ενισχύουμε τη δική μας εξουσία.

Αντίθετα, χρησιμοποιώντας τη γλώσσα της ενθάρρυνσης, απευθυνόμαστε στο άτομο χωρίς να το συγκρίνουμε με κάποιο άλλο και ταυτόχρονα δεν εστιάζουμε μόνο στην επιβράβευση αλλά δίνουμε και στο άτομο την πληροφορία για την προσφορά του στην ομάδα ή στο ομαδικό έργο.

Υπάρχουν κάποια βασικά χαρακτηριστικά της γλώσσας της ενθάρρυνσης που είναι καλό ο κάθε αρχηγός-συντονιστής να έχει κατά νου και είναι τα εξής:
◗ Δεν εστιάζουμε στο πρόσωπο αλλά στην πράξη.
◗ Δεν χρησιμοποιούμε απρόσωπα επιρρήματα όπως «Μπράβο».
◗ Εκφράζουμε τα θετικά συναισθήματα που μας προκάλεσε η συμπεριφορά του άλλου (π.χ. «Χάρηκα που σε είδα να το καταφέρνεις»).
◗ Εκφράζουμε τις απόψεις μας για τον τρόπο με τον οποίο πιστεύουμε πως συνέβαλε θετικά η συμπεριφορά ή το αποτέλεσμα κάποιου (π.χ. «Πιστεύω πως το αποτέλεσμα που έφερες θα ανεβάσει το ηθικό της ομάδας»).
◗ Εκφράζουμε τι είναι αυτό που μπορεί να διδαχθήκαμε εμείς ή η ομάδα από τις επιλογές, την τεχνική ή το αποτέλεσμα κάποιου άλλου.
◗ Εστιάζουμε στον τρόπο με τον οποίο το άτομο κατάφερε κάτι, προκειμένου να συνειδητοποιήσει το ίδιο πώς μπορεί να επαναλάβει την επιτυχία του (π.χ. «Κοίτα πόσο σε βοήθησε να τα καταφέρεις το πείσμα και η αφοσίωσή σου»).

Η γλώσσα της ενθάρρυνσης συμβάλλει αποτελεσματικά στη διατήρηση της ροής στην ομάδα και φέρνει τους ανθρώπους κοντά αντί να τους τοποθετεί σε βάθρα, τα οποία -επειδή είναι ψηλά- μπορεί να γκρεμιστούν εύκολα και να τραυματίσουν το άτομο που καθόταν εκεί.

Τεχνικές διαχείρισης των αρνητικών συναισθημάτων στην ομάδα

Είναι πολύ φυσικό σε χώρους όπου συνυπάρχουν άνθρωποι να δημιουργούνται και αρνητικά συναισθήματα. Δεν έχουμε πάντοτε όλοι τα κέφια μας και δεν έχουμε πάντοτε την ψυχραιμία να αντιδράσουμε με ηρεμία και σωφροσύνη σε συμπεριφορές που εκπορεύονται από κακή διάθεση, άγχος και αίσθημα απειλής. Οπότε τα αρνητικά συναισθήματα -που είναι, θα λέγαμε, τα δύσπεπτα συναισθήματα, όπως ο εκνευρισμός, ο θυμός, ο φόβος, η ζήλια και το άγχος- κινούνται ανάμεσά μας, χωρίς αυτό να σημαίνει πως κινδυνεύουμε ως ομάδα.

Για να μπορέσει να διατηρηθεί η ομαδικότητα, ο αρχηγός-συντονιστής χρειάζεται να απομυθοποιήσει τέτοια συναισθήματα για να μη διογκωθούν. Πώς θα το κάνει αυτό; Πρώτα απ’ όλα χρειάζεται ο ίδιος να εξοικειωθεί μ’ αυτά. Αν ο ίδιος φοβάται το θυμό, το φόβο, τη ζήλια του, δεν μπορεί να διευκολύνει την ομάδα του να επεξεργαστεί τέτοια συναισθήματα και να τα ξεπεράσει.

Όπως έχουμε πει, η αυτεπίγνωση και η αυτοδιαχείριση είναι οι βάσεις της Συναισθηματικής Νοημοσύνης. Ο αρχηγός-συντονιστής οφείλει να δίνει στον εαυτό του ευκαιρίες, αξιοποιώντας σεμινάρια και βιωματικά εργαστήρια για να εξασκείται στη διαχείριση τέτοιων συναισθημάτων. Ο ηγετικός ρόλος είναι από μόνος του αρκετά βαρύς και ο άνθρωπος που ασκεί ηγετικά καθήκοντα έχει την ανάγκη και αυτός με τη σειρά του να αποφορτίζεται. Οφείλει να προσφέρει στον εαυτό του αυτά που προσφέρει στην ομάδα του. Όταν οργανώνει για την ομάδα του αφορμές για εμπειρίες που στοχεύουν στην προσωπική και ομαδική ανάπτυξη, δεν μπορεί ο ίδιος να μένει πίσω.

Ένας αρχηγός-συντονιστής, λοιπόν, που δεν μένει πίσω αλλά εξελίσσει και γυμνάζει συστηματικά τις δικές του συναισθηματικές δεξιότητες, δεν έχει τίποτε να φοβηθεί από μια συναισθηματική έκρηξη στην ομάδα. Είναι σε θέση να αποσυμφορήσει την κατάσταση χωρίς να τη «θάψει». Η αποφυγή των δυσάρεστων συναισθημάτων, με άλλα λόγια τα «θάψιμο», προκαλεί παρενέργειες και μπλοκάρει τη ροή στην ομάδα.

Μερικοί βασικοί κανόνες για τη διαχείριση των δυσάρεστων ή αρνητικών συναισθημάτων στην ομάδα είναι οι εξής:

◗ Όταν ένα μέλος εκφράζει ένα δυσάρεστο συναίσθημα πρέπει να μπορεί να ακουστεί.
◗ Αφού ακουστεί το συναίσθημα, ο αρχηγός-συντονιστής πρέπει να αποφύγει να το κρίνει και να αποτρέψει την ομάδα από κάτι παρόμοιο.
◗ Το άτομο που βιώνει το δυσάρεστο συναίσθημα δεν πρέπει σε καμία περίπτωση να βρεθεί στη θέση να απολογηθεί γι’ αυτό.
◗ Ο αρχηγός-συντονιστής μπορεί να προσκαλέσει τα μέλη της ομάδας να μοιραστούν δικές τους εμπειρίες με παρόμοιο χαρακτήρα, έτσι ώστε το άτομο που εξέφρασε πρώτο το δυσάρεστο συναίσθημα να μη βρεθεί στο περιθώριο, αλλά να αισθανθεί πως δεν διαφέρει καθόλου από τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας.
◗ Ο αρχηγός-συντονιστής δεν χρειάζεται να αγωνιά και να βιάζεται να κλείσει το θέμα. Αντίθετα, με ηρεμία πρέπει να δώσει την απαραίτητη προσοχή και τον απαιτούμενο χρόνο ώστε το συναίσθημα να εκφραστεί και μ’ αυτό τον τρόπο να εκτονωθεί.
◗ Προτού διαλυθεί η συνεδρίαση, ή ολοκληρωθεί η συζήτηση, ο αρχηγός-συντονιστής πρέπει να προσκαλέσει όλη την ομάδα να σκεφτεί με ποιον τρόπο μπορεί να αποφευχθεί στο μέλλον κάτι παρόμοιο. Πρέπει να ενθαρρύνει τα μέλη της ομάδας να συμβάλλουν με τις ιδέες τους πάνω σ’ αυτό.
◗ Ο αρχηγός-συντονιστής πρέπει να αντιμετωπίσει τα δυσάρεστα συναισθήματα σαν κάτι φυσιολογικό, που μπορεί να προκύψει πολλές φορές στη ζωή της ομάδας. Χρειάζεται να διαβεβαιώσει την ομάδα πως είναι σε θέση όλοι μαζί ν’ ακούσουν και να επιλύσουν το οτιδήποτε μπορεί να μπλοκάρει την ομαλή λειτουργία της ομάδας.

Αξιοποιώντας τα αρνητικά συναισθήματα

Τα αρνητικά συναισθήματα μπορούν να αξιοποιηθούν και να αποτελέσουν αφετηρία για συζήτηση και σύσφιγξη σχέσεων. Ο Edward De Bono (1999) υπήρξε ένας από τους πρωτεργάτες στην αξιοποίηση των συναισθημάτων στις διαδικασίες ομαδικής λήψης αποφάσεων. Στο περίφημο βιβλίο του «Τα 6 Καπέλα Σκέψης», περιγράφει μια επαναστατική τεχνική για την αξιοποίηση τόσο των θετικών όσο και των αρνητικών συναισθημάτων που επηρεάζουν τη διαδικασία της λήψης μιας απόφασης. Χρησιμοποιεί την απλή τεχνική όπου όλα τα μέλη της ομάδας συντονίζονται νοητικά και συναισθηματικά.

Με τη χρήση των 6 καπέλων σκέψης, η ομάδα προτρέπεται να συγχρονιστεί κάθε φορά προς μια συγκεκριμένη κατεύθυνση. Στη διαδικασία της λήψης μιας ομαδικής απόφασης, είναι φυσικό να υπάρχουν συναισθήματα. Οι οποιεσδήποτε πιθανές επιλογές μπορεί να δημιουργούν τόσο θετικά όσο και αρνητικά συναισθήματα. Ο De Bono θεωρεί πως όταν η ομάδα συντονίζεται μπορεί να επεξεργαστεί καλύτερα τις διαφορετικές πλευρές ενός προβλήματος. Έτσι, φορώντας όλοι το κόκκινο καπέλο, που είναι το καπέλο των συναισθημάτων, μπορούμε να μιλήσουμε για το πώς νιώθουμε παίρνοντας τη μία ή την άλλη απόφαση. Όταν όλοι συντονιζόμαστε στο να σκεφτούμε συναισθηματικά, τότε κανείς δεν νιώθει αμηχανία επειδή μπορεί να αισθάνεται φόβο ή ενθουσιασμό. Φορώντας το μαύρο καπέλο, που είναι το καπέλο των αρνητικών σκέψεων, συντονιζόμαστε όλοι μαζί στο να σκεφτούμε πιθανά αρνητικά σενάρια και ενδεχόμενα. Μ’ αυτό τον τρόπο κανείς δεν στιγματίζεται ως ο «αρνητικός», ο «αντιρρησίας», ή ο «συντηρητικός» της ομάδας.

Αξιοποιώντας αυτή την τεχνική του De Bono, ένας αρχηγός-συντονιστής μπορεί να προσκαλέσει όλη την ομάδα να εστιάσει στα αρνητικά.

Όταν όλοι έχουν το ελεύθερο να μιλήσουν για δυσάρεστα πράγματα, κανείς δεν θα κινδυνεύει να στιγματιστεί.

Έχοντας «καθαρίσει» ο αρχηγός-συντονιστής με τα αρνητικά, μπορεί, σ’ ένα απαλλαγμένο πια τοπίο από «συναισθηματικές μουντζούρες», να προσκαλέσει την ομάδα να εστιάσει στα θετικά. Αυτό θα δώσει στην ομάδα αίσθηση ελευθερίας και θα ανακουφίσει τα μέλη που βιώνουν δυσάρεστα συναισθήματα από την απειλή πως, αν τα εκφράσουν, κινδυνεύουν να τεθούν εκτός ομάδας. Εκτός των άλλων, όταν μια συνάντηση ολοκληρώνεται με την έκφραση θετικών συναισθημάτων, ιδεών προτάσεων, αυτό που τελικά μένει είναι το θετικό.

Σμαρούλα Παντελή

Πηγή: Τα Μυστικά της Ομαδικής Επιτυχίας, asfalistikonai.gr